7 handige tips voor meer structuur in Outlook

Telefoontjes, voortdurend binnenkomende e-mails en binnenlopende collega’s zorgen ervoor dat je per dag heel vaak wordt gestoord bij je werk. Hoe hou je dan overzicht? Structuur aanbrengen in je werk voorkomt stress en bespaart je heel veel tijd.

“Weet je dat het gemiddeld per verstoring 7,5 minuut duurt voordat je je werk weer geconcentreerd hebt opgepakt? Structuur aanbrengen heeft dus topprioriteit”, stelt SignOn-trainer Camille Janszen. Volg een Outlook cursus voor beginners of gevorderden. Je krijgt praktische tips en we oefenen met het categoriseren van e-mail bijvoorbeeld. Best handig als je je realiseert dat de gemiddelde Nederlander per dag 126 mailtjes binnenkrijgt.”

7 tips voor meer structuur in Outlook

1. Gebruik de vijf hoofdfuncties van Outlook
Met Outlook beheer je E-mail, Agenda, Taken, Contactpersonen en Notities. Niet veel mensen weten dat je ze alle vijf op een scherm kunt openen. Hierdoor heb je in een keer het complete overzicht.

2. Check je mail op gezette tijden
Zet je meldingen uit en controleer op vaste (zeg zes) momenten verspreid over de dag of je nieuwe e-mail hebt ontvangen. Lees dan de inhoud en bepaal wat je ermee moet doen. Haal verzamelen en beslissen uit elkaar.

3. Categoriseer je e-mail
Wanneer een e-mail binnenkomt, kun je die categoriseren door het een kleur te geven. De kleur zie je terug in alle onderdelen van Outlook, bijvoorbeeld bij een contactpersoon, een bepaald onderwerp of afspraak en in de Agenda.

4. Schrijf korte, bondige e-mails
Zet je vraag of verzoek in de onderwerpregel. Stel je mail zakelijk en neutraal op. Zo weet de ontvanger direct waar hij of zij aan toe is. Verhalen over de sportuitslagen deel je bij de koffieautomaat.

5. Vergeet CC
Voorkom een CC-jungle en spreek met je team af in welke situaties een mail in CC wordt verstuurd. Ontvang je een mail in CC, dan betekent dit dat je er niks mee hoeft te doen. Het is alleen ter informatie en heeft dus geen prioriteit.

6. Echte spoed? Bellen!
Wanneer er in een organisatie iets gebeurt dat echt direct moet worden opgepakt, dan is een telefoontje de snelste weg. Of loop bij elkaar naar binnen.

7. Houd Taken en Agenda uit elkaar
Aan Taken die je jezelf hebt toebedeeld voor een dag kom je niet altijd toe. Wanneer je taken in je Agenda bijhoudt, moet je ze eerst verslepen naar een nieuwe datum of tijdstip. Het onderdeel Taken in Outlook, houdt jouw taken voor je bij. Je Agenda gebruik je alleen maar voor afspraken en vergaderingen.

Voor wie?

De training Office 365 is perfect voor iedereen die overzicht wil in Outlook en efficiënter wil werken. In deze training je alles over Microsoft 365 (waaronder ook Outlook valt). Je leert Microsoft 365 maximaal te benutten en toe te passen in de dagelijkse praktijk. In Microsoft 365 zijn de belangrijkste kantoorapplicaties online beschikbaar. Enkele applicaties die het platform biedt zijn: Teams, OneDrive, OneNote, Outlook, Word, Excel en SharePoint.

“Ik zie veel secretaresses en management assistenten in de trainingen”, constateert Camille. “Ook voor mensen die een parttime duobaan hebben en werk aan elkaar moeten overdragen, is deze training bijzonder nuttig. Maar er zijn ook nog genoeg managers die deze training ook heel goed kunnen gebruiken”, lacht Camille.

Veel ‘oh werkt dat zo’-momentjes

Nora de Jong is Management Assistente en volgde recent de training bij Camille. “Mijn grootste uitdaging was om meer overzicht in mijn mailbox te krijgen. De training heeft veel helderheid gegeven over de verschillende functies in Outlook. Er waren veel ‘oh werkt dat zo’-momentjes. Ik heb nu niet alleen overzicht, maar kan nu met allerlei handige tools ook veel tijd besparen.”

Wil je ook aan de slag met Outlook?

Bekijk onze Outlook Basis training of Outlook Gevorderden training of vraag een offerte voor een in-company maatwerktraining