Welke Power BI licenties zijn er en wat kosten ze?

Welke Power BI licenties zijn er en wat zijn de verschillen en kosten?

Welke opties zijn er als je als bedrijf met Power BI wilt gaan werken? Uit welke Power BI licenties kan je kiezen? En wat zijn de prijsverschillen? Maar we beginnen met een belangrijke en veelgestelde vraag.

Is Power BI gratis?

Power BI is toch gratis? Dit horen en lezen wij vaker, en het antwoord daarop is een beetje ja, maar vooral nee. Power BI bestaat uit meerdere onderdelen.

Rapportages maak je in een programma dat Power BI Desktop heet. Dat is inderdaad gratis, iedereen met een computer, waarop minimaal Windows 8 is geïnstalleerd, kan dit downloaden vanuit de Microsoft Store of vanaf de Microsoft Power BI website. Dat is op zich heel bijzonder. Zeker voor Microsoft.

Maar Power BI Desktop is eigenlijk niet bedoeld om rapportages in te bekijken/lezen. Want dat zal voor de meeste mensen geen fijne gebruikerservaring opleveren. Daarom publiceer je rapporten naar de online Power BI-service.

Hiervoor heb je een account nodig. Ook dit account is in eerste instantie gratis. Het enige wat je ervoor nodig hebt is een zakelijk of school e-mailadres. Bijvoorbeeld: [email protected]. Je kunt namelijk geen account aanmaken met bijvoorbeeld een Gmail of Hotmail account. Bijvoorbeeld: [email protected].

Vanuit de Power BI-service kun je o.a. de data automatisch verversen en de rapporten makkelijk en veilig delen binnen en/of buiten je organisatie. Maar dat kan niet met een gratis account. Hiervoor heb je een betaalde licentie nodig.

Welke betaalde Power BI licenties zijn er?

Er zijn 5 verschillende licenties beschikbaar:

1. Power BI Pro licentie
2. Power BI Embedded licentie
3. Power BI Report Server licentie
4. Power BI Premium licentie
5. Premium Per User licentie

Hieronder vind je een uitleg, de kosten en de voor- en nadelen per licentie.

Let op: Vanaf 1 april 2023 voert Microsoft een prijsverhoging door voor o.a. de Power BI licenties. Microsoft geeft aan dat de verhoging ervoor zorgt dat de prijzen wereldwijd consistent blijven. Meer info over de prijsverhoging.

1. Power BI Pro licentie

De standaard licentie is de Pro licentie. Die kost € 8,40 per gebruiker per maand. Dit klinkt niet heel veel, en dat is het ook niet als je Power BI vergelijkt met concurrenten. Maar houd er rekening mee dat zowel de rapportmakers als degene met wie ze het rapport delen een licentie nodig hebben. Wanneer binnen een bedrijf dus bijvoorbeeld 50 mensen een rapport moeten kunnen inzien heb je dus 50 PRO-licenties nodig.

In kleine organisaties is dit vaak de beste oplossing, maar als je rapportages en dashboards in grote organisaties moet delen kunnen de kosten behoorlijk oplopen.

2. Power BI Embedded licentie

Power BI Embedded is een Azure service die App ontwikkelaars in staat stelt Power BI rapporten in te sluiten in een eigen App of Portal. Deze optie stelt je in staat rapportage te delen in bijvoorbeeld een verkoop-app. De App gebruikers hebben hierbij dan geen Power BI licentie nodig.

De inrichting en management van een Embedded oplossing vraagt meer kennis dan de standaard Power BI en is vooral bedoeld voor ontwikkelaars en software bedrijven.

De kosten van Embedded zijn afhankelijk van het gebruik, dus zijn minder duidelijk aan te geven. De goedkoopste optie, als het bijvoorbeeld om weinig rapportages en kleine datasets gaat, begint op ongeveer 700 euro per maand.

3. Power BI Report Server licentie

Een vreemde eend in het aanbod is de Power BI Report Server. Bij deze optie komen de rapportages niet in de Microsoft Cloud te staan maar op een Power BI Report Server die beheerd wordt door de klant zelf. Deze variant lijkt erg op een andere Microsoft rapportage tool SQL Server Reporting Services.

Deze optie is populair bij organisaties die, bijvoorbeeld om juridische redenen, hun data niet in de cloud willen plaatsen. Een ander voordeel is dat er niet meer per gebruiker betaald hoeft te worden.

Een nadeel is dat veel opties die op de Power BI service in de cloud bestaan, geen optie zijn op de report server. Report Server rapporten worden daarnaast gemaakt met een andere versie van Power BI Desktop die iets minder opties biedt.

Om met Power BI Report Server te werken is een Power BI Premium licentie (zie hieronder) nodig of een SQL SERVER 2019 licentie met Software Assurance.

4. Power BI Premium licentie

Bij een Premium licentie huurt een organisatie afhankelijk van de behoefte een of meerdere Nodes. We hebben het hier over zogenaamde ‘dedicated capacity’ tegenover “shared capacity” die je hebt bij Pro Licenties. Rapportages en dashboard in Premium werkruimtes kunnen onbeperkt gedeeld worden met gebruikers met een gratis licentie.

Daarnaast biedt Power BI Premium een aantal opties die niet beschikbaar zijn voor Pro Licenties. Je kunt dan o.a. denken aan:

• Je kunt grotere datamodellen maken. (standaard 10 GB ipv 1 GB).
• Je kunt datamodellen vaker verversen (48x per dag, in plaats van 8x per dag)
• Je kunt afdrukbare rapportages maken met Paginated Reports.
• Er zijn extra opties voor Machine Learning en Dataflows.

Een Power BI Premium node kost ca. 4200 euro per maand. En is interessant voor organisaties waar honderden mensen rapportages moeten inzien.

5. Premium Per User licentie

Sommige technische mogelijkheden binnen Premium zijn ook zeer interessant voor kleinere organisaties. Hiervoor heeft Microsoft in maart 2021 een nieuwe licentievorm geïntroduceerd genaamd: Premium Per User.

In Premium Per User zitten alle opties van Power BI Pro en de meeste technische mogelijkheden van Power BI Premium. Je kunt vanuit een ‘Premium per User werkruimte’ echter weer alleen rapportages delen met andere gebruikers met een Premium per User licentie.

Deze licentie kost 16,90 per gebruiker per maand. Dat is dus 8,50 euro bovenop de Power BI Pro licentie.

Hierdoor komen de Premium opties voor een zeer redelijke meerprijs beschikbaar voor een veel grotere groep bedrijven en gebruikers. Het overwegen waard dus!

Een Power BI licentie geselecteerd en binnenkort aan de slag met Power BI?

Ga je binnenkort aan de slag met Power BI? Leer dan snel en efficiënt werken met Power BI en volg een Power BI training. Of bekijk onze Power BI tips en uitlegvideo’s.