01

jul 11

Microsoft-cloud Office 365 beschikbaar

Na een jaar in bèta is de Microsoft-cloud Office 365 beschikbaar. Het combineert het klassieke Office met online-versies van Microsofts belangrijkste serverproducten.

Office 365 is geen nieuwe versie van het bekende, gelijknamige kantoorpakket. Het is een combinatie van online-diensten voor onder meer e-mail, agenda en vergaderen met de bekende desktoptoepassingen. Klanten hoeven dan zelf niet de benodigde serversoftware te draaien, dat host Microsoft in zijn cloudomgeving. Het combineert die cloudhosting wel met zijn traditionele lokale (desktop)software.

Deze hybride vorm van on- en offline toepassingen is Microsofts strategie voor online-diensten. Het zet dat neer als een groot voordeel ten opzichte van concurrenten. Anders dan bij Google Apps, waarmee Office 365 concurreert, vereist Office 365 voor volwaardig gebruik dus wel een geïnstalleerde versie van kantoorsoftware. Dat is minimaal Office 2007. Daardoor biedt Office 365 wel meer functionaliteit en betere integratie van de producten, benadrukt de leverancier.

Abonnement vervangt investering

Bedrijven die kiezen voor Office 365 krijgen afhankelijk van het abonnement de beschikking over Microsoft Exchange voor e-mail en agenda, Microsoft Sharepoint voor documentuitwisseling en als portaal voor eigen websites en webdiensten, en Microsoft Lync voor communicatie via chat, VoIP en online vergaderen. Bij het duurste abonnement is bovendien gebruik van Microsoft Office 2010 Professional Plus bij de prijs inbegrepen.

Microsoft biedt Office 365 zoals gebruikelijk in een hele reeks abonnementsvormen. De kleinste hiervan gaat vooral uit van het gebruik van Office Web Apps. Dat is de online-uitvoering van kantoorpakket Office met de browserversies van Word, Excel, Outlook en OneNote. Deze online-applicaties gebruiken daarbij de eerder genoemde Microsoft-serverproducten voor communicatie en het uitwisselen van documenten. In de goedkoopste vorm kost deze uitvoering 5,25 euro per gebruiker per maand.

Welke ‘configuratie’?

Bedrijven die meer willen, bijvoorbeeld het synchroniseren van rechten en policies zoals die nu op het eigen domein zijn ingesteld, kunnen kiezen voor een van de duurdere 365-uitvoeringen. Die bieden onder meer Active Directory-synchronisatie, ADFS (Active Directory Federation Services) voor het koppelen van domeingegevens met andere bedrijven, en e-mailarchivering.

De prijzen voor deze uitvoeringen lopen van 9 euro per gebruiker per maand op tot 25,50 euro per gebruiker per maand. Vanaf 22,75 euro omvat de licentie het lokale gebruik van Office 2010 Professional Plus. Office 365 vervangt voor bedrijven grotendeels de noodzaak om de genoemde producten zelf aan te schaffen, te installeren en te onderhouden. Abonnementen zijn maandelijks op te zeggen, tenzij er voor een langduriger gebruik is gekozen.

Volgens Hans van der Meer, de Nederlandse productmanager voor Office 365, biedt dit bedrijven de mogelijkheid zeer flexibel het product af te nemen. Daarmee kunnen zij bijvoorbeeld seizoensinvloeden in het aantal werknemers direct vertalen in meer of minder gebruik. De uitvoeringen van Office 365 voor middelgrote en grote ondernemingen bieden bovendien de mogelijkheid om tussen gebruikers te variëren in de producten en diensten die een medewerker wel of juist niet mag gebruiken.

Mkb én enterprise

Op dit moment gebruiken 1250 Nederlandse bedrijven BPOS, de voorloper van Office 365. Bijna tweederde daarvan (65 procent) is mkb-er (midden- en kleinbedrijf). Volgens Van der Meer is de bekendheid die vooral mkb-ers al hebben opgedaan met online-boekhouden, een verklaring voor het succes van Office 365 vooral bij deze bedrijven.

“Office 365 biedt vooral mkb-ers functionaliteit zoals online vergaderen en volledig gebruik van Sharepoint, toegang tot Exchange ook vanaf mobiele apparaten, die het zich tot op heden of helemaal niet kon veroorloven of die het bedrijf tot grote investeringen en beheerinspanningen verplichtte. De voordelen zijn simpelweg te groot en eventuele bezwaren of risico’s die men nog ziet, worden met de komst van Office 365 weggenomen.”

“Met Office 365 zijn de kosten volledig inzichtelijk, laag en voorspelbaar en is er toch de volledige Office-functionaliteit”, aldus Van der Meer. Ook verwacht hij een grote groei bij grote ondernemingen. Die slaan aan op de komst van ADFS waarmee grote bedrijven hun eigen domeininstellingen kunnen koppelen aan Office 365 en ook beveiligingsregels kunnen synchroniseren die ook op het eigen domein gelden.

Migratie

De 1250 bestaande BPOS-klanten krijgen van Microsoft 16 maanden de tijd om te migreren naar Office 365. In die tijd kunnen zij hun werkplekken updaten zodat deze voldoen aan de minimale eisen die Office 365 stelt. Dit zijn een recente browser voor gebruik van de webapps en online-diensten.

Als een bedrijf ook lokaal met Office-documenten wil werken, is Office 2007 (met service pack 2) of Office 2010 vereist. Microsofts kantoorpakket is noodzakelijk voor de samenwerking met Sharepoint 2010. De migratie van de clouddata zelf (nu in BPOS) gebeurt altijd na afstemming met de klant en in een door de klant aan te geven weekeinde.

Elke 3 maanden vernieuwd

Microsoft belooft Office 365 iedere 90 dagen te voorzien van nieuwe functionaliteit. Bij de introductie van de nieuwe cloud heeft het bedrijf zijn communicatiesoftware Lync uitgebreid met de Bing Conversation Translator. Die zorgt voor automatische vertaling van chatberichten in een andere taal.

Direct na de zomer komt Microsoft met een Lync-client voor de iPad en Android. De gebruikerservaring van Office 365 vooral op de iPad is op dit moment nog niet optimaal. Microsoft wijt dat aan de beperkte functionaliteit van de browser (Safari) die Apple op de iPad aanbiedt. Microsoft raadt daarom op dit moment voor iPad-gebruik specifieke apps van derde partijen aan, zoals SharePlus voor integratie met Sharepoint.